TUTORIAL: MINUTES OF MEETING

Exclusive post from aisyahumyra.com

Baru-baru ini saya ditanya tentang minutes of meeting oleh one of my sis. Even though sis itu bukan seorang secretary, tapi untuk first meeting bersama semua head of department lepas dinaikkan pangkat sebagai Senior Chemist, dia telah dipertanggungjawabkan untuk menyiapkan minit mesyuarat pada hari itu.

Reaksi pertama saya?

Tentunya dengan soalan, “Ntah-ntah Sis kena buli tak? Hahaha…”

Anyway, tanda-tanda tersebut berjaya untuk membuktikan bahawa tak semestinya pangkat sebagai Senior Chemist akan dapat lari dari di’buli’ (haha..) untuk menyiapkan minit mesyuarat.

Dengan ini, dengan rasa penuh tanggungjawab saya akan share tutorial dan contoh minit mesyuarat untuk panduan sesiapa saja yang memerlukan guideline di luar sana.

Penting sekali untuk diingat, minit mesyuarat bagi setiap company tidak sama. Apa yang saya berikan ini hanya basic of minutes of meeting yang saya pelajari untuk subjek ENL6122 Occupational English. Pensyarah yang bertanggungjawab mengajar kami is Mr. Raj Ali bin Zahid Elley, pensyarah paling sporting di KUIS (promote Sir habis-habisan haha..).

Di bawah ini adalah contoh minit mesyuarat untuk kumpulan mock meeting saya. Kami budak baru belajar, jadi kalau ada kesalahan vocabulary sana sini harap anda boleh betulkan.

Sila klik pada imej untuk tumbesaran sebesar alam

Perkara yang perlu diingat tentang minutes of meeting:

  • Kesinambungan dari Memo, means perlu dirujuk dari Memo
  • Minit mesyuarat yang lepas perlu dibawa dan dibacakan di dalam mesyuarat yang akan datang
  • Minit mesyuarat perlu ringkas dan padat

Tutorial minit mesyuarat:

  1. Title atau tajuk. Perkara yang perlu dimasukkan dalam tajuk ialah ‘Minit mesyuarat ke…’, jabatan yang mengendalikan mesyuarat tersebut, hari dan tarikh
  2. Present atau kehadiran
  3. Absent atau ketidakhadiran
  4. Dua kolum, Items atau agenda yang dijalankan dalam mesyuarat tersebut dan Action atau individu yang bertanggungjawab terhadap agenda
  5. Dalam kolum Items, perkara yang perlu dimasukkan adalah Chairman’s Address, Apologies for Absence, Confirmation of Previous Minutes, Arising Matters, ‘actual matters to be arose’, Any Other Business, Date of Next Meeting & Closing
    1. Dalam Chairman’s Address atau kata-kata pendahuluan Pengerusi, perlu dicatatkan waktu mesyuarat tersebut bermula dan kata alu-aluan
    2. Dalam Apologies for Absence atau Kemaafan atas ketidakhadiran perlu dicatatkan nama individu yang tidak hadir pada mesyuarat tersebut
    3. Dalam Confirmation of Previous Minutes perlu dicatatkan nama individu yang mengesahkan minit tersebut dan individu yang menyokongnya
    4. Dalam Arising Matters atau perkara berbangkit perlu ada follow up semua perkara yang diperbincangkan dalam mesyuarat lepas (perkara belum selesai)
    5. Dalam ‘actual matters to be arose’ atau perkara sebenar yang mahu diperbincangkan dalam mesyuarat tersebut perlu dicatatkan tajuk atas perkara tersebut. Berdasarkan contoh, perkara sebenar yang ingin diperbincangkan dalam mesyuarat tersebut adalah berkenaan Corporate Uniform dan Taaruf Week
    6. Any Other Business ialah agenda lain yang tidak berkaitan dengan perkara yang telah berbangkit tapi ingin disuarakan dalam mesyuarat
    7. Date of Next Meeting ialah tarikh mesyuarat yang akan datang
    8. Closing ialah masa mesyuarat tersebut berakhir
  6. Dalam kolum Action perlu dicatatkan nama individu yang handle perkara itu hanya atas perkara yang belum selesai dan akan difollow up oleh individu terbabit
  7. Prepared by atas nama setiausaha atau individu yang menyediakan minit mesyuarat tersebut
  8. Verified by atas nama encik Pengerusi
  9. Kedua-dua bahagian Prepared by dan Verified by hanya boleh ditandatangan setelah minit mesyuarat tersebut disahkan

Saya harap tutorial ini dapat membantu anda menyetel minit mesyuarat anda yang belum siap lagi tu. Jangan tangguh lama-lama, nanti kena marah dengan bos!

Best regards

NOOR ATIKAH BINTI NOORDIN
Exclusive post from aisyahumyra.com
7 Jun 2010M = 24 Jamadilakhir1431H
Isnin

____________________________________________________________

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: