TUTORIAL: MEMO OF MEETING

Tak lengkap minit mesyuarat anda kalau tiada memo. Kalau anda seorang secretary dan anda dikehendaki untuk prepare minutes of meeting, bos anda takkan sesuka hati suruh anda sediakan minit mesyuarat tanpa sebarang memo mesyuarat sebagai rujukan.

Di bawah merupakan contoh memo sebagai rujukan yang merupakan kesinambungan dari post saya sebelum ini iaitu tutorial untuk menyediakan minit mesyuarat.

Sengaja saya sediakan tutorial ini sebelum segala ilmu yang telah saya pelajari semasa di kolej expired begitu saja.

Imbas balik kenangan masa diri saya sendiri perlu bina kumpulan untuk setelkan mock meeting task, memang susah-nak-lupa punya kenangan. Best tak tahu nak cerita. Yang paling exciting ialah kumpulan kami adalah satu-satunya kumpulan yang berjaya mendapat markah penuh untuk task ini.

Sila klik pada imej untuk tumbesaran sebesar alam

Berbalik kepada tajuk asal, memo perlu disediakan dan dipublish supaya individu berkenaan yang perlu menghadiri mesyuarat mendapat makluman awal berkenaan mesyuarat tersebut.

Memo pun serupa macam minit mesyuarat juga, perlu ringkas dan padat sebab minit mesyuarat bukan buku scrap yang korang boleh tulis panjang berjela-jela. Lagipun kalau minit mesyuarat yang ditulis terlalu panjang kebarangkalian untuk staf lain membacanya amat rendah, jadi jangan buang masa ye.

Perkara yang perlu ada dalam memo:

  1. Header
    1. Logo company dan label ‘MEMO’
    2. To, merujuk kepada siapa memo itu ditujukan
    3. From, merujuk kepada daripada siapa mesyuarat itu akan dipengerusikan
    4. C.C., merujuk kepada perkataan carbon copy atau ‘salinan kepada’
    5. Our ref., merujuk kepada fail
    6. Date, tarikh memo dikeluarkan
    7. Subject, try to be specific dan terang-terang menunjukkan apa tujuan mesyuarat tersebut diadakan
  2. Purpose atau tujuan. Selalunya bahagian ini akan dimulai dengan ucapan salam dan kenyataan tentang tujuan memo itu ditulis secara ringkas dan padat. Berdasarkan contoh di atas, the purpose of a memo should include:
    1. Day, hari mesyuarat akan diadakan
    2. Date
    3. Time
    4. Venue
    5. Agenda yang mengandungi Chairman’s Address, Apologies for Absence, Confirmation of Previous Minutes, Arising Matters, ‘actual matters to be arose’, Any Other Business, Date of Next Meeting and Closing
  3. Action, penegasan terhadap memo tersebut. Ayat paling mudah yang anda boleh masukkan ialah ‘attendance is compulsory for all’.
  4. Thank you.
  5. Kependekan nama bagi pengerusi mesyuarat atau individu yang mengarahkan mesyuarat tersebut diadakan. Contoh yang telah diberikan ialah S. A. J. yang merujuk kepada Shahrul Ashraf Jamaludin.

Taraa.. Sekarang memo untuk mesyuarat anda sudah siap. Lepas ni kalau bos anda atau pengerusi kelab minta anda buat memo untuk mesyuarat anda sudah tak ada masalah lagi untuk menulis memo. Tapi… kalau nak buat mesyuarat tingkap tak perlu kot memo macam ni… hihi…

Best regards

NOOR ATIKAH BINTI NOORDIN
Exclusive post from aisyahumyra.com
7 Jun 2010M = 24 Jamadilakhir1431H
Isnin

____________________________________________________________

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: